Gestaltung und Bekanntmachung

Gestaltung von Betriebsanweisungen

Betriebsanweisungen bedürfen immer der Schriftform. Betriebsanweisungen sind in verständlicher Form und in der Sprache der Beschäftigten abzufassen. Diese Forderung bedeutet, dass unnötige Fremdwörter und Umschreibungen vermieden werden müssen. Entscheidend ist, dass die Beschäftigten die sachlichen Inhalte der Betriebsanweisung verstehen und in der betrieblichen Praxis anwenden können. Sind die Beschäftigten der deutschen Sprache nicht ausreichend mächtig, ist es erforderlich, Betriebsanweisungen in die Sprache(n) der Beschäftigten zu übersetzen. Gegebenenfalls ist es hilfreich, Sachverhalte anhand bildlicher Darstellungen oder Piktogrammen zu verdeutlichen.

Betriebsanweisungen müssen objekt- und adressatenbezogen sein, d. h. sie regeln ein begegrenztes Arbeitsfeld, z. B. eine Anlage, ein Verfahren, den Einsatz eines Gefahrstoffes, für darin bzw. damit tätige Beschäftigte oder Beschäftigtengruppen. Arbeiten Mitarbeitende am gleichen Arbeitsplatz, nehmen aber unterschiedliche Aufgaben wahr (beispielsweise Presseneinrichtende und Pressenbedienende), so ist es erforderlich, auf die spezifische Tätigkeit angepasste Betriebsanweisungen zu erstellen.

Dies bedeutet aber auch, dass gleichartige Gefahren und gleichartige Schutzmaßnahmen, z. B. der Einsatz von Kühlschmierstoffen an mehreren Arbeitsplätzen, in einer Betriebsanweisung erfasst werden können.

Betriebsanweisungen müssen so konkret abgefasst sein, dass sie in praktisches Verhalten oder Handeln umgesetzt werden können.
Arbeitsmittel, Stoffe oder persönliche Schutzausrüstungen sind so genau wie möglich zu bezeichnen und unbestimmte Begriffe, wie z. B. "regelmäßig", "ausreichend", "erforderlichenfalls", "eventuell", "angemessen", "gelegentlich", "weitgehend", "geeignet", "normal", "möglichst" oder "üblich", sollen nicht verwendet werden. Der Umfang einer Betriebsanweisung ist so zu wählen, dass sie für die betriebliche Praxis – also für den Anwendenden – überschaubar bleibt.

Bewährt haben sich z. B. Faltkarten, die die Beschäftigten leicht mitführen können, sowie Handzettel oder Aushänge, die jedoch die Größe einer DIN A4-Seite nicht überschreiten sollten. Das Format DIN A 3 kann aus Erkennbarkeitsgründen zweckmäßig sein, beispielsweise bei der Betriebsanweisung für Kranführende.

Bei verketteten Anlagen oder für die Erprobung von Einrichtungen kann es sinnvoll sein, "Teilbetriebsanweisungen" für bestimmte Arbeits- und Tätigkeitsbereiche zu erstellen, die dann Bestandteile einer "Gesamtbetriebsanweisung" sind. In Betriebsanweisungen sollten nur die für den Arbeitsbereich spezifischen Gefahren und Maßnahmen angesprochen werden. Es ist nicht erforderlich, nochmals gesondert auf die Gefahr von Zehenverletzungen einzugehen, wenn im Unternehmen generell Sicherheitsschuhe getragen werden und dies in der allgemeinen Betriebsordnung aufgenommen wurde. Betriebsanweisungen sind hinsichtlich der Geltungsdauer in der Regel nicht zeitlich begrenzt. Im Einzelfall sind Betriebsanweisungen für kurzzeitige Tätigkeiten denkbar, z. B. Instandsetzung einer bestimmten Anlage oder des Befahren eines engen Behälters.

Gestalten Sie Betriebsanweisungen optisch einheitlich, wodurch die Akzeptanz und Verständlichkeit gefördert werden.
Bewährt hat sich beispielsweise folgendes farbliche Layout:

Die Verwendung von Piktogrammen ermöglicht eine Verbindung zur innerbetrieblichen Sicherheitskennzeichnung und erhöht so den Informationswert der Betriebsanweisung. Es wird empfohlen, die für den speziellen Arbeitsplatz erforderliche Sicherheits- und Gesundheitsschutzkennzeichnung gemäß der Technischen Regel für Arbeitsstätten ASR A 1.3 aufzunehmen.

Farbliches Layout einer Betriebsanweisung für Maschinen

Farbliches Layout einer Betriebsanweisung für Gefahrstoffe

Bekanntmachung von Betriebsanweisungen

Die Bekanntmachung von Betriebsanweisungen erfolgt üblicherweise als Aushang, Auslegen oder Aushändigen vor Arbeitsbeginn der Mitarbeitenden. Hierbei kann ein Gegenzeichnen der Empfangenden sinnvoll sein. Betriebsanweisungen sollten bei Unterweisungen der Beschäftigten immer mit einbezogen werden. Diese sind entsprechend der Gefahrstoffverordnung und der Unfallverhütungsvorschrift § 4 Absatz 1 DGUV Vorschrift 1 "Grundsätze der Prävention" durchzuführen.